مهما كانت ماهية المشاريع فإن إدارة المشروع عادة ما تتبع نفس المرتكزات وهي كالتالي :
• تعريف ماهية ونوع المشروع Definition of Project
• التخطيط للمشروع Planning the Project
• تنفيذ المشروع Executing the Project
• مراقبة المشروع Controlling the Project
• إنهاء المشروع Closure of the Project
ويمر كل مشروع بعدة مراحل منطقية متتالية  و هي على النحو التالي:
• البدء  Initiation
• التخطيط  Planning
• التنفيذ Execution
• الرقابة Controlling
• الإنهاء Completion

عوامل نجاح المشروع :
• الوعي بطبيعة نشاط المشروع وتوافر العمالة الماهرة لتنفيذ هذا النشاط.
• الإدارة السليمة والواعية للمشروع .
• توافر مدير مشروع مؤهل و كفؤ .
• إتباع تخطيط استراتيجي سليم .
• الكفاءة الإدارية و تطوير المهارات الإدارية بشكل مستمر لدى جميع أفراد فريق العمل .
• الاستعانة المستمرة بأصحاب الخبرات الأخرى (الخبرات المحاسبية، والخبرات الإدارية...إلخ)
• إدارة الوقت بشكل سليم .
• إتخاذ القرارات السليمة التي تؤدي بدورها لنجاح المشروع .
• إدارة المخاطر وكيفية التعامل معها بشكل سليم .
• إدراك طبيعة السوق والبيئة المحيطة و العالمية في بعض الأحيان .
• التطوير واستخدام أحدث الأساليب التقنية الحديثة .
• تشجيع العاملين عن طريق استخدام الحوافز المادية و المعنوية .
• العمل بروح الفريق التكاملي .
 
الخطوات الأساسية في إدارة المشاريع:
أولاً: التمهيد الأولي Initiating في إدارة المشاريع : التي تتضمن عملية تحديد طبيعة المشروع و مداه من خلال فهم بيئة العمل و التأكد من السيطرة على كل المتطلبات، وعملية التهيئة يجب أن تشتمل على :

1. تحليل المتطلبات قياسياً، بمعنى التعامل رقمياً مع جزيئات المشروع من وقت و عمالة وخامات و تمويل... إلخ .
2. مراجعة قدرات التشغيل الحالية كمرحلة أولية من التقييم للإمكانيات المتاحة لدى المؤسسة لتنفيذ المشروع .
3. التحليل المالي للصادر و الوارد و الذي يتضمن تحليل معدل الإنفاق و الكسب من المشروع .
4. التقييم التحليلي لتوزيع المهام الممكن بالشكل الأكثر كفاءة بين عناصر فريق العمل في المشروع.
5. عمل خريطة تفصيلية لمراحل العمل من حيث المهام والتكلفة وجداول التسليم و الإنهاء للمشروع.

ثانياً: التخطيط و التصميم Planning and design في إدارة المشاريع : حيث يشمل التخطيط لضمان التوافق بين عناصر الوقت، والتكلفة، و الموارد مع معدل العمل المراد إنجازه، بالتوازي مع تقدير عوامل المخاطرة المقبولة. و بصفة عامة ينطوي تخطيط و تصميم المشروع على الخطوات التالية:  
1. تحديد استراتيجية و نموذج التخطيط المناسب لتنفيذ المشروع سواء كخطة متسلسلة أو متشعبة.
2. تطوير التعامل مع الموارد المتاحة بالشكل الأكثر كفاءة.
3. اختيار فريق التخطيط و التصميم الملائم.
4. ترتيب الأولويات و مراحل التسليم، وتحديد مسار الأنشطة التنفيذية و كيفية ترابطها و تكاملها منطقيا.
5. تقدير الموارد المطلوبة و الميزانية التقديرية لكل الأنشطة التنفيذية في سياق المشروع.
6. تطوير جدول العمل بما يتلاءم مع متطلبات تنفيذ المشروع.
7. التخطيط للتعامل مع عوامل الخطورة المحتملة الظهور في سياق المشروع.
8. الحصول على الموافقات الرسمية لبدء العمل.
9. ضمان سلاسة التواصل بين منسقي المشروع، و يفضل وجود نموذج تصوري للمشروع و عملياته؛ حتى يساعد فريق التخطيط في التعرف على المطلوب تنفيذه و تسليمه بالدقة المطلوبة.

ثالثاً : التنفيذ Executing في إدارة المشاريع: حيث يمثل تنفيذ المشروع مجموعة من العمليات المترابطة في تسلسل منطقي لاستكمال متطلبات خطة العمل، وتتضمن فعلياً تكامل النشاط البشري في التعامل و التشغيل للموارد المتاحة بأقصى كفاءة لإتمام المشروع في الوقت المحدد له.

رابعاً : المتابعة و التحكم Monitoring and controlling في إدارة المشاريع: التي تتضمن عملية المراقبة لمراحل التنفيذ و مستوياته و مخرجاته الأولية و التالية مع الضبط في حينه للخطوات المرحلية للمنتج و تشتمل هذه المرحلة على الأنشطة التالية:
1. القياس المرحلي ، و  تقييم التكلفة ، و الجهد، و الإمكانيات و مدى توافقها مع منتهيات الخطة الموضوعة للوصول إلى الأهداف الموضوعية من المشروع .
2. تطبيق الممارسات التي تصحح مسار العمل أولا بأول في حال وجود حاجة إليها .
3. التحكم في العوامل التي قد تؤدي إلى الحياد عن التطبيق المتكامل لجزئيات العمل؛ خاصة في المشاريع متعددة المراحل، حيث تكون المراقبة و الضبط مصدر التغذية الراجعة Feedback في المراحل المتقدمة لتصحيح أي مسارات مغايرة للمطلوب إنجازه .

خامساً : الإنهاء/ الإغلاق Completion/ Closing في إدارة المشاريع : الذي يتضمن مرحلة التسليم و التسلم الرسمي للمشروع، مما يعني تقبل العمل الذي تم إنجازه ويتضمن المراحل الآتية :
1. إنهاء المشروع  بإنهاء جميع الأنشطة  التي ينطوي عليها المشروع رسمياً مع توثيق المراحل التنفيذية كمرجعية عمل وخبرة مستقبلية.
2. إنهاء العقود و التي تتضمن مراجعة العقود و التصديق عليها بانتهاء المشروع من قبل جميع الأطراف المتشاركة و المتعاقدة في سياق المشروع.